Klauzula informacyjna Sygnaliści

Klauzula informacyjna

w związku ze zgłoszeniami naruszenia prawa i/lub regulacji wewnętrznych obowiązujących w Urtica dla osoby zgłaszającej naruszenie (Sygnalisty), osób których dotyczy zgłoszenie, osób pomagających w zgłoszeniu oraz osób powiązanych z Sygnalistą

Wypełniając obowiązek informacyjny wynikający z art. 13 ust. 1 i ust. 2 oraz art. 14 ust. 1 i 2 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych, dalej jako „RODO”) – informujemy Państwa, że:

W przypadku przetwarzania Pana/Pani danych osobowych w związku z dokonywanym zgłoszeniem naruszenia, o którym mowa w ustawie z dnia 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów (Dz.U. z 2024, poz. 924) – dalej jako „Ustawa”, lub/oraz prowadzenia na tej podstawie działań wyjaśniających oraz następczych, ich Administratorem jest Urtica Sp. z o.o. z siedzibą we Wrocławiu (54-613) przy ul. Krzemienieckiej 120, zarejestrowana w Sądzie Rejonowym dla Wrocławia-Fabrycznej, VI Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego pod nr KRS 0000113253, NIP 894-255-67-99, o kapitale zakładowym w wysokości 21.000.000,00 PLN (dalej jako: „Administrator”).
W przypadku przyjęcia przez Administratora zgłoszeń w sposób zapewniający anonimowość sygnalisty ww. klauzula informacyjna nie ma zastosowania.
Jeżeli zgłoszenie do Administratora nadużycia nie nastąpiło anonimowo, Administrator zapewnia poufność Pani/Pana danych osobowych.
Mogą Państwo skontaktować się z Administratorem również poprzez wiadomość e-mail na adres: sekretariat@urtica.pl.
Administrator przetwarza następujące kategorie danych osobowych: Pana/Pani dane osobowe jako zgłaszającego naruszenie (Sygnalista), a także w przypadku kiedy jest Pan/Pani osobą, której zgłoszenie dotyczy, osobą pomagającą w dokonaniu zgłoszenia oraz osobą powiązaną z Sygnalistą;
Administrator przetwarza w związku z przyjęciem zgłoszenia, prowadzenia działań wyjaśniających oraz następczych Państwa dane osobowe, w tym: imię, nazwisko, nr telefonu, adres korespondencyjny, adres e-mail, podpis oraz inne wymagane obowiązującymi przepisami prawa dane osobowe niezbędne do ich przetwarzania w ramach działań podjętych przez Administratora w związku ze zgłoszeniem naruszenia (tj. dane niezbędne do przyjęcia zgłoszenia lub podjęcia ewentualnego działania następczego).
Państwa dane osobowe będą przetwarzane w celu:
przyjmowania i weryfikacji zgłoszeń, podejmowania działań wyjaśniających oraz następczych, zebrania materiału dowodowego, przyjmowania wyjaśnień oraz udzielenia niezbędnych informacji w celu ustalenia wszystkich okoliczności zasadności zgłoszenia, prowadzenia rejestru zgłoszeń, wykonania obowiązków informacyjnych, archiwizacyjnych i statystycznych - na podstawie art. 6 ust. 1 lit. c RODO lub na podstawie dobrowolnej zgody, jeżeli jako osoba zgłaszająca naruszenie nie decyduje się Pan/Pani na zachowanie anonimowości
kontaktów bezpośrednich z osobami, których zaangażowanie w działania wyjaśniające i następcze jest niezbędne do prawidłowego zakończenia procedury wywołanej zgłoszeniem- na podstawie art. 6 ust.1 lit. f RODO;
dochodzenia, obrony przed roszczeniami, a także przechowywania dokumentów w celach dowodowych dla zabezpieczenia informacji na wypadek prawnej potrzeby wykazania faktów, co jest prawnie uzasadnionym interesem administratora- na podstawie art. 6 ust. 1 lit. f RODO);
Podanie przez sygnalistę swoich danych osobowych jest dobrowolne, ale może okazać się niezbędne dla potrzeb weryfikacji i prowadzenia postępowania wyjaśniającego, wykrywania nieprawidłowości oraz podejmowania działań następczych. Podanie danych osobowych może okazać się ponadto niezbędne dla skontaktowania się z osobą dokonującą zgłoszenia oraz osobą pomagającą w dokonaniu zgłoszenia. Brak podania danych osobowych może utrudnić lub uniemożliwić realizację przez Administratora weryfikacji zgłoszenia, przeprowadzenia postępowania wyjaśniającego oraz podjęcia działań następczych.
Administrator zapewnia poufność Państwa danych osobowych, w związku z otrzymanym zgłoszeniem.
Administrator może przekazać Państwa dane osobowe:
osobom pisemnie upoważnionym przez Administratora do prowadzenia działań w ramach procedury zgłoszeń, w przypadkach określonych procedurą zgłoszeń wewnętrznych obowiązującej u Administratora, Państwa dane osobowe mogą być także przetwarzane przez Zarząd lub Radę Nadzorczą spółki Urtica sp. z o.o., a także pracowników i organy założycielskie spółki Pelion S.A., należących do Grupy Kapitałowej Pelion;
podmiotom współpracującym z Administratorem, podwykonawcom, podmiotom przetwarzającym, podmiotom świadczącym dla Administratora usługi (np. kancelariom prawnym/podatkowym/księgowym, firmom świadczącym usługi IT);
innym podmiotom, gdy wynika to z przepisów prawa;
dane osób objętych treścią zgłoszenia (osoba ewentualnie dopuszczająca się naruszenia, świadek) mogą być przekazywane do właściwych podmiotów uprawnionych do ich otrzymania (np. organy ścigania, sądy) bez względu czy wyraża Pan/Pani na to zgodę. Uprawnione podmioty mogą w określonych prawem przypadkach żądać od Administratora podania Pani/Pana danych osobowych dla potrzeb prowadzonych w ich zakresie kompetencji postępowań, a Administrator ma wówczas prawny obowiązek przekazać im takie dane.
Państwa dane osobowe będą przetwarzane:
przez okres 3 lat po zakończeniu roku kalendarzowego, w którym zakończono działania następcze, lub po zakończeniu postępowań zainicjowanych tymi działaniami;
przez okres prawomocnego zakończenia postępowania prowadzonego przez właściwe organy (np. organy ścigania), jeżeli takie postępowanie będzie prowadzone;
w razie wystąpienia roszczeń przez czas trwania postępowań i okres przedawnienia potencjalnych roszczeń;
dane osobowe, które zgodnie z decyzją Administratora nie mają znaczenia dla rozpatrywanego zgłoszenia nie są zbierane, a w razie przypadkowego zebrania będą usuwane niezwłocznie, nie później niż w terminie 14 dni od podjęcia takiej decyzji;12. Inspektorem Ochrony Danych powołanym przez Administratora jest pr. Maciej Skory, dane do kontaktu: r.pr. Maciej Skory, Rynek 7, 50-106 Wrocław, e-mail: iod.urtica@iurico.pl, nr tel.: +48 71 344 56 59.
W zakresie ochrony przetwarzanych danych osobowych przysługuje Państwu prawo do wniesienia skargi do właściwego organu nadzorczego, którym na obszarze Rzeczypospolitej Polskiej jest Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych, posiadający siedzibę przy ul. Stawki 2 w Warszawie – w razie stwierdzenia, że przetwarzanie danych osobowych przez Administratora jest niezgodne z prawem.
Informujemy również, że mają Państwo prawo do żądania od Administratora dostępu do danych osobowych dotyczących Państwa, ich sprostowania, usunięcia (o ile jest to prawnie dopuszczalne) lub ograniczenia przetwarzania, prawo do przenoszenia tych danych a także prawo do wniesienia sprzeciwu wobec ich przetwarzania. Ma Pan/Pani prawo do cofnięcia zgody na przetwarzanie danych w przypadku danych osobowych przetwarzanych za zgodą (cofniecie zgody nie ma wpływu na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano na podstawie zgody przed jej cofnięciem).
Źródło pochodzenia danych osobowych podlega prawnej ochronie i wyłączeniu na podstawie art. 8 ust.5 Ustawy, z wyłączeniem przypadków, gdy zgłoszenie zostało dokonane przez osobę spełniającą warunki ochrony wskazane w art. 6 Ustawy.
Jednocześnie Administrator informuje, że nie zamierza dokonywać profilowania lub zautomatyzowanego przetwarzania Państwa danych osobowych wskazanych w pkt 6 niniejszego dokumentu.